Dodavatel nebo partner?

Přemýšlet o digitalizaci s odstupem a vidět ji strategicky v širším kontextu je nesmírně těžké, pokud jste na to sami. Jde to v podstatě jen tehdy, když vám s tím pomůže zkušený partner. Někdo, kdo se podívá na vaši firmu zvenčí a neptá se jen „co máme naprogramovat“, ale především „jaký problém tím vlastně řešíme“. Jinými slovy, při zadávání digitálního projektu hledáte partnera, ne jen dodavatele.

Máte zadání. Ale řeší správný problém?

Běžný scénář vypadá přibližně takto: management rozhodne, že firma potřebuje nové CRM, web, interní aplikaci nebo automatizaci. Vznikne detailní specifikace požadavků, dodavatel ji nacení a začne vyvíjet.

Výsledek může být technologicky perfektní. Ale ani dokonale splněné zadání nezajistí, že se nestane něco z následujícího:

•  Zákazníci novému webu nerozumějí.
• Obchodníci zadávají informace do CRM pouze proto, že musí.
• Zaměstnanci interní aplikaci tiše obcházejí pomocí starých excelových tabulek a ručně si mezi sebou přeposílají data, která měl nový systém automaticky zpracovávat.

Skutečný problém totiž často neleží v nedostatku softwaru. Leží v nepochopení lidí, kteří ho budou používat, a procesů, do kterých má zapadnout.

V MFG se proto při podobných projektech držíme jednoduchého pravidla:

„Největší pastí digitalizace je přesvědčení, že nový kód automaticky vyřeší špatně nastavený proces. Dobrý partner proto nezačíná architekturou databáze, ale tím, že si sedne s vaším obchodníkem, zákaznickou podporou nebo člověkem z provozu a detailně zmapuje jejich každodenní práci.“

Proč chcete partnera, který toho zvládne víc

Partner chrání váš rozpočet a čas tím, že vás odradí od vývoje robustního systému na míru, pokud k dosažení obchodního cíle stačí upravit stávající proces, propojit dva existující nástroje nebo vytvořit jednoduchou automatizaci.

Šíře služeb totiž není výhodou proto, že vám agentura může prodat web, aplikaci, marketing, design, analytiku i video. Je výhodou proto, že dokáže problém posoudit z různých úhlů a zvolit řešení, které dává smysl pro firmu jako celek.

Někdy je správnou odpovědí nový systém. Jindy integrace, úprava webu, změna uživatelského rozhraní, lepší práce s daty nebo zcela jiné nastavení procesu.

Partner by měl poznat rozdíl a nabídnout řešení toho problému, který vás právě teď pálí nejvíc.

Spuštěním to teprve začíná 

Digitální produkt není jednorázová dodávka, jako když kupujete novou flotilu firemních aut. Je to živý ekosystém.

Úprava webu ovlivňuje obchodní výsledky i marketingové kampaně. Interní aplikace musí bezpečně komunikovat s účetnictvím, CRM nebo dalšími podnikovými systémy. Automatizace potřebuje kvalitní vstupní data. Marketingová analytika zase určuje, podle čeho budete rozhodovat o budoucím růstu.

Pokud agentura měří úspěch pouze tím, že v pátek odpoledne nahraje projekt na ostrý server, máte do budoucna zaděláno na problém.

Partner měří úspěch reálnou byznysovou změnou. Například tím, že díky nové integraci ušetříte 30 % času na každou transakci a výrazně snížíte chybovost, jak jsme ověřili u projektu pro společnost Contin.

Skrytá cena technologického dluhu

Rozdíl mezi dodavatelským a partnerským přístupem tvrdě dopadá na každého manažera nebo majitele, který rozhoduje o firemních financích a budoucích inovacích.

Krátkozraké plnění izolovaných zadání výrazně prodražuje budoucí údržbu a vytváří technologický dluh, který se dlouho nemusí nijak výrazně projevovat.

Firma postupně používá několik aplikací, které spolu neumí komunikovat. Každá pracuje s vlastními daty, uživatelskými účty a oprávněními. Jedno oddělení eviduje zákazníky v CRM, druhé v účetním systému a třetí ve sdílené tabulce.

Zpočátku to vypadá jako drobný provozní problém. Později ale zjistíte, že nikdo přesně neví, ve kterém systému jsou aktuální data, každá úprava vyžaduje zásah několika různých dodavatelů a zaměstnanci tráví hodiny kontrolou i přepisováním informací. Jednoduchá změna se kvůli starým technologiím prodraží, nové nástroje není možné bezpečně napojit a každý další projekt začíná nákladným zjišťováním, jak vlastně současné prostředí funguje. 

Technologický dluh se navíc neprojevuje pouze v rozpočtu na IT. Platíte ho také časem vlastních lidí, pomalejším rozhodováním, nekvalitními daty a ztracenými obchodními příležitostmi.

Partnerství se nepozná podle prezentace

Na webu o sobě může jako o partnerovi mluvit téměř každý. Skutečný rozdíl se ukáže až ve chvíli, kdy je potřeba udělat nepříjemné rozhodnutí, změnit původní zadání nebo přiznat, že plánovaná cesta nedává ekonomický smysl.

Partner se zajímá o skutečný cíl projektu, nejen o seznam požadovaných funkcí, a otevřeně komunikuje rizika i nevýhody navrhovaného řešení. Dokáže propojit pohled byznysu, uživatelů, technologií, designu a marketingu, přičemž o budoucím provozu a rozvoji přemýšlí už ve fázi návrhu. Výsledky navíc sleduje také po spuštění, aktivně předává know-how, nesnaží se klienta uzamknout ve vlastní technologii a přichází s podněty i mimo aktuálně objednaný projekt.

Zásadním rozdílem je, že partner s vámi zůstává dlouhodobě, ušetříte čas i peníze jen díky tomu, že partner vaši firmu zná a sám může navrhnout řešení.

Jak přejít od plnění úkolů k budování funkčního digitálního celku?

Poznat, najít a nasmlouvat správného partnera, se kterým si sednete profesně a vlastně i lidsky, není jednoduché. Pokud už takového máte, určitě si ho dobře vážíte. Nabízíme ale inspiraci pro to, jak krok po kroku změnit styl spolupráce s dodavateli tak, abyste od nich vyžadovali partnerský přístup a našli si na každé řešení toho správného partnera.

1. Zadávejte problém, ne řešení

Nechtějte po agentuře pouze novou aplikaci. Řekněte, že potřebujete zrychlit odbavení zákazníka o 50 %, snížit chybovost objednávek nebo odstranit ruční přepisování dat.

Nechte experty navrhnout nejkratší cestu k výsledku. A volte někoho, kdo si s takovým zadáním poradí.

2. Vyžadujte širší kontext

Ptejte se, jaký dopad bude mít plánovaná změna na datovou analytiku, marketingové kampaně, práci zákaznické podpory, bezpečnost nebo další používané systémy.

Digitální projekty jen zřídka fungují zcela samostatně.

3. Chtějte aktivní oponenturu

Pokud vám druhá strana jakýkoliv nápad bez námitek odkýve a obratem pošle fakturu, zpozorněte.

Hledáte zkušený vhled, ne ozvěnu vlastních představ.

4. Zapojte skutečné uživatele

O tom, zda bude nový systém úspěšný, nerozhoduje pouze management ani vývojový tým. Rozhodují také lidé, kteří s ním budou každý den pracovat.

Jejich zkušenosti je potřeba získat ještě předtím, než vznikne finální návrh.

5. Řešte provoz už ve fázi návrhu

Zpětná vazba od uživatelů po spuštění není reklamace, ale cenný zdroj dat.

Údržbu, bezpečnost, podporu, měření výsledků a budoucí škálovatelnost plánujte hned na začátku, nikoliv až ve chvíli, kdy se objeví první problém.

6. Ptejte se na měřitelný výsledek

Jak se po spuštění pozná, že byl projekt úspěšný?

Bude cílem úspora času, nižší chybovost, více relevantních poptávek, rychlejší odbavení zákazníků, vyšší využívání systému nebo lepší dostupnost dat?

Bez předem stanoveného výsledku lze projekt pouze odevzdat. Nelze ale objektivně vyhodnotit, zda firmě skutečně pomohl.

Dlouhodobost není závislost

Skutečný partner vás k sobě nepřiváže umělými technologickými překážkami. Nevytváří systém, kterému rozumí pouze jeho vlastní vývojáři, ani si nenechává klíčové informace pro sebe.

Předává know-how, dokumentuje řešení, vysvětluje jednotlivá rozhodnutí a pomáhá vašemu internímu týmu získat nad projektem kontrolu.

Dává vám důvody, abyste s ním chtěli přirozeně pokračovat. Ne proto, že nemáte jinou možnost, ale protože zná váš kontext, přináší nové podněty a dodává měřitelné výsledky.

Ať už řešíte lokální web, automatizaci interního procesu, komplexní aplikaci nebo třeba digitální design.

Máte před sebou nový digitální projekt?

Zkuste na chvíli odložit připravený seznam funkcí a položte si jednodušší otázku:

Jaký konkrétní problém má projekt vyřešit a co se má po jeho dokončení ve firmě reálně změnit?

Právě tam by měla začít první diskuse s vaším digitálním partnerem.

A pokud takového digitálního partnera právě hledáte, ozvěte se nám. Na partnerském přístupu si napříč divizemi v MFGroup zakládáme.

‍