Mnoho firem stále spoléhá na e-mailové hlasování, veřejné online ankety nebo neformální rozhodování na komunikačních platformách. Jmenované nástroje však mají své limity.
Doba se zrychluje, a kdo chce uspět, musí umět pružně reagovat na měnící se situaci. Firmy i instituce čím dál častěji přijímají blesková rozhodnutí, ale nechtějí přitom zanedbat názory investorů, zaměstnanců nebo širšího pléna vedení. Čím víc se totiž zaměstnanci nebo třeba obyvatelé městských čtvrtí podílí na rozhodování, tím spíš se s výslednými kroky ztotožní. Sdílená odpovědnost vede k větší loajalitě a spokojenosti zaměstnanců.
Chtějí-li manažeři či vedoucí pracovníci umožnit širší základně vyjádřit svůj názor, potřebují nějakou hlasovací aplikaci. Ta musí ovšem vyhovovat často velmi striktním interním směrnicím nebo platné legislativě. Ze strany veřejnosti i investorů navíc roste tlak na transparentnost přijímaných opatření.
Přes všechny výhody kolektivní zodpovědnosti, musí nakonec někdo finálně rozhodnout. Potom je důležité, aby odpovědná osoba mohla své rozhodnutí podložit přehlednými daty o tom, jak kdo hlasoval. Takové výsledky hlasování přinesou vedení institucí a firem větší autoritu.
Proto se v moderních firmách i institucích hlasuje, forma se ale různí. Mnoho firem stále spoléhá na e-mailové hlasování, veřejné online ankety nebo neformální rozhodování na komunikačních platformách.
Jmenované nástroje však mají své limity: výsledky nejsou bezpečné, ani auditovatelné a většinou je nelze přizpůsobit dané firmě či instituci na míru. Stále víc firem tedy volí vlastní hlasovací aplikaci na míru nebo alespoň přizpůsobené krabicovému řešení.
Bezpečnost na prvním místě: Kdo má přístup k údajům vašich zaměstnanců?
Organizace zavádějí vlastní hlasovací systém nejčastěji z obav o bezpečnost svěřených dat. Ve firmách a institucích obvykle probíhají citlivá hlasování – volby členů správní rady, rozhodování o akvizicích, schvalování rozpočtů nebo změny interních pravidel. Veřejné online platformy jako Google Forms v tomto ohledu většinou nevyhovují interním směrnicím ani platné legislativě.
Použití veřejných hlasovacích nástrojů, jako je Google Forms nebo ankety v Microsoft Teams, s sebou nese určitá rizika.
- Nelze doložit, že hlasování proběhlo bez manipulace – Odpovědi lze teoreticky duplikovat, upravit nebo neoprávněně sdílet.
- Data se ukládají mimo kontrolu organizace – Třetí strany se mohou k citlivým informacím teoreticky dostat. Hlavně v případě bezplatných systémů, jako jsou Google Forms, jsou taková podezření poměrně oprávněná.
- Chybí autentizace hlasujících – V některých systémech není možné ověřit, zda hlas podal oprávněný účastník. Tam, kde proces autentizace hlasujících přímo upravují interní pravidla a řády, nebo zákon, nelze veřejné platformy použít vůbec.
Záleží na tom, o čem se má hlasováním rozhodnout. Spokojenost zaměstnanců s firemní kulturou Google Forms svěřit můžete, ale souhlas s investicemi za miliony korun nikoliv.
Důvěryhodnost výsledků: Můžete hlasování doložit?
Po skončení hlasování bývá potřeba doložit, jak proces probíhal a to třeba i několik let zpětně. Pokud na základě hlasování rozhodujeme o investicích nebo o tom, kam půjdou peníze z dotací, může si výsledky hlasování vyžádat auditor, kontrolní orgány nebo dokonce orgány činné v trestním řízení, kdyby rozhodnutí někdo napadl. Také archivace výsledků často podléhá jasně daným pravidlům a veřejné online platformy se tomu přizpůsobit nemohou.
Ve veřejných hlasovacích nástrojích si sice můžete zobrazit souhrn odpovědí a data vyexportovat do přehledných statistik, ale samotné výsledky hlasování už zpětně nikdo neověří.
Hlasování přizpůsobené na míru: Každá organizace potřebuje něco jiného
Každá firma nebo instituce potřebuje něco trochu jiného. Mezi tradiční požadavky patří například možnost upravit váhu hlasů podle seniority zaměstnanců, zavést vícestupňové hlasování nebo připravit kombinaci prezenční a distanční volby. Veřejně dostupné volební aplikace nelze tak podrobně nastavit a přizpůsobit na míru.
Vlastní hlasovací aplikace umožní firmám nebo institucím například:
- Nastavit různé formáty hlasování – anonymní, jmenné, jednokolové, vícestupňové.
- Přizpůsobit přístupová práva – jen pro určité oddělení, členy rady nebo zaměstnance.
- Automatizovat analýzu výsledků – vytvořit přehledné reporty a statistiky.
Legislativní a regulatorní požadavky: Splňujete pravidla?
Některá odvětví podléhají přísným právním předpisům týkajícím se hlasování a rozhodovacích procesů. Například:
- Akciové společnosti musí umožnit akcionářům hlasovat podle platné legislativy.
- Veřejné instituce potřebují transparentní a dohledatelné rozhodovací procesy.
- Univerzity a akademické senáty mají volební mechanismy zanesené v akademickém řádu.
V takových případech nemůžou firmy využít veřejné platformy, protože ty těmto pravidlům nevyhovují. Veřejné instituce navíc musí výsledky hlasování předložit ve standardizované podobě, kterou z běžných online hlasovacích platforem nedostanete. Když se pomocí hlasování rozhoduje o investicích nebo dotacích a ve hře jsou veřejné peníze, transparentní reporty nabývají na důležitosti. Kontrolní úřady si totiž mohou vyžádat podrobné zákonem dané reporty, a pokud je nedostanou, instituce mohou o peníze přijít.
Snadná integrace: Jak hlasovací aplikace usnadní práci?
Firmy se na veřejně dostupné hlasovací aplikace často obracejí proto, že jejich integrace je snadná a rychlá. Pokud využívají hlasování na interních komunikačních platformách, jako je Slack nebo Microsoft Teams, vyhovuje jim, že nemusí importovat kontakty z databází. Ovšem pokud má firma vlastní samostatnou hlasovací aplikaci, obě výhody se snoubí - takový volební systém je rychlý a snadno integrovatelný a zároveň bezpečný a naprosto spolehlivý.
Pokud ve vaší organizaci často rozhodujete o důležitých otázkách, možná byste se měli zamyslet, zda je váš systém hlasování dostatečně efektivní, spolehlivý a bezpečný.
A pokud s tím chcete pomoct, odborníci z naší jablonecké divize Minion vyvinuli bezpečnou, spolehlivou hlasovací aplikaci Arbitron, která splňuje všechny výše zmíněné požadavky.
.png)
.jpg)
