Čtyři přínosy digitalizace, které nejsou na první pohled vidět

Digitalizace se obvykle obhajuje úsporou času, nákladů a snížením chybovosti. V praxi ale často přinese hodnotu i tam, kde ji firma původně nehledala: urychlí fakturaci, odkryje náklady schované v provozu nebo propojí agendy, které dosud fungovaly odděleně.

Tyto přínosy nevznikají náhodou. Objeví se ve chvíli, kdy projekt nezačne seznamem funkcí, ale detailním průchodem reálného procesu.

Digitalizace začíná u procesu, ne u funkcí

Nejprve potřebujeme pochopit, jak práce skutečně probíhá: odkud přicházejí data, kdo je přepisuje, kde se čeká, co se řeší telefonicky a kde systém stojí na zkušenosti jednoho člověka. Teprve potom má smysl rozhodovat, co automatizovat, co pouze zpřehlednit a co naopak neměnit.

Ani dobrá analýza neodhalí vše. Část procesů stojí na zkušenosti jednoho člověka, neformálních telefonátech nebo tabulkách, které vznikaly postupně a bez jednotných pravidel. Po spuštění navíc vzniknou nová data a souvislosti, které firma dříve neměla k dispozici. Lidé pak často najdou další praktické způsoby, jak nástroj využít.

Některé příležitosti se ukážou už při analýze

Klient často přichází s jedním konkrétním problémem, který potřebuje vyřešit. Při průchodu celého workflow se ale může ukázat, že největší ztráta vzniká o krok dál – při ručním přepisu, předávání dat, kvůli nejasné odpovědnosti nebo v nákladu, který se v jedné zakázce zdá zanedbatelný.

„Klient často přichází s jedním konkrétním problémem. Když ale projdeme celý proces, najdeme i další místa, kde firma zbytečně přepisuje data, čeká nebo ztrácí přehled. Právě tam bývá prostor pro nejrychlejší a nejlépe měřitelný přínos,“ říká Diana Novotná, CEO & Managing Partner MEDIA FACTORY Group.

Příklad z praxe #1: Vratné obaly – nenápadná agenda s velkým finančním dopadem

U zemědělského družstva jsme analyzovali objednávkový a logistický proces. Objednávky přicházejí z více kanálů – přes EDI, e-mailem, faxem, SMS, telefonicky… – a navazují na rozdělení dodávek mezi členy, dopravu, dodací listy, fakturaci a týdenní vyúčtování.

Prioritou je sjednotit objednávky a omezit ruční přepisování. Při analýze se ale jako samostatně významné téma ukázaly vratné obaly.

Nejde jen o evidenci, kolik beden se kde nachází. Je nutné porovnávat vlastní data s údaji dodavatele obalů, hlídat nájem, poplatky, faktury a dobropisy a správně promítnout vratky i přesuny mezi členy.

Družstvo pracuje s náklady na obaly v řádu desítek milionů korun ročně. I malé nepřesnosti, rozdíly v evidenci nebo pozdní vracení proto mohou znamenat významné částky. Navrhovaný modul má vytvořit centrální evidenci, zlepšit dohledatelnost pohybu obalů a upozornit na rozdíly dříve, než se promění v náklad.

Řešení je zatím ve fázi návrhu a bude následovat po dokončení hlavní aplikace, takže by nebylo fér mluvit o již dosažené úspoře. Ekonomický potenciál je ale vzhledem k objemu a složitosti agendy zřejmý.

Příklad z praxe #2: Jeden digitální krok může zkrátit cestu k faktuře

V řadě firem není problém samotná fakturace, ale dokument, bez kterého ji nelze zahájit. U dopravce je takovým dokumentem typicky potvrzení o doručení. Dokud se nedostane do kanceláře, nelze zakázku zkontrolovat a zahájit fakturaci.

Řidič může dodat zboží ve Stockholmu už v pondělí, ale papírové potvrzení se do kanceláře dostane až po návratu vozu. Teprve potom ho někdo převezme, zkontroluje a předá účetní. Faktura tak může odejít o několik dní později, přestože služba byla splněna.

Mobilní aplikace umožní potvrzení vyfotit nebo převzít digitálně hned při vykládce. Informace se okamžitě dostane do kanceláře a podle nastaveného procesu může spustit vystavení faktury – ručně, poloautomaticky nebo automaticky.

Přínosem není jen méně papíru. Firma může fakturovat dříve, má peníze rychleji k dispozici a snižuje závislost na návratu řidiče nebo přítomnosti konkrétního člověka v kanceláři.

Příklad z praxe #3: Digitální evidence dává smysl i u provozních podnětů

Ve výrobních firmách bývají zlepšovací návrhy, provozní závady a termíny revizí vedeny v různých tabulkách, e-mailech nebo na papíře. Chybí pak jasná odpovědnost, termín, stav řešení a zpětná vazba člověku, který podnět zadal.

Jednoduchá aplikace může zaměstnanci umožnit vyfotit závadu nebo podnět, přiřadit ho ke konkrétnímu stroji a odeslat odpovědné osobě. Systém eviduje stav, termín a historii řešení; samostatně může hlídat také plánované revize a upozorňovat na blížící se termíny.

Odpovědný pracovník podnět převezme, doplní řešení a uzavře ho. Pokud se problém opakuje, může z něj vzniknout samostatný zlepšovací návrh s vlastním schvalováním.

Management pak vidí, které podněty se opakují, jak dlouho se řeší a jaký přínos měly realizované změny. Nejde tedy o efektní digitalizaci nástěnky, ale o kratší dobu reakce, jasnou odpovědnost a data pro rozhodování.

Příklad z praxe #4: Tisíce kilometrů kvůli papírům

Jeden z našich klientů realizuje stovky montáží ročně. Ke každé vzniká papírová složka s výkresy, technickou dokumentací a předávacími protokoly. Několik zaměstnanců kvůli předávání dokumentů a kontrole staveb najede přibližně 8–10 tisíc kilometrů měsíčně.

Řešením je aplikace pro montážní týmy propojená s firemním ERP. Montážník má na tabletu všechny podklady, na stavbě doplní záznamy, fotografie, vady i podepsaný předávací protokol. Data se následně vrátí přímo ke konkrétní zakázce v systému.

Hlavní přínos: méně cestování a administrativy, rychlejší předání podkladů pro fakturaci a kompletní dokumentace dohledatelná při reklamaci nebo sporu. Firma tak může zvládat více zakázek, aniž by musela úměrně nabírat další lidi na koordinaci.

Závěrem

Smyslem digitalizace není převést papír na obrazovku. Má odstranit čekání, ruční přepisování a místa, kde firma ztrácí přehled, čas nebo peníze.

Největší příležitost přitom často neleží v prvním požadavku, se kterým klient přichází. Ukáže se až při detailním průchodu workflow – a někdy až ve chvíli, kdy řešení začne pracovat s reálnými daty.

Proto projekty stavíme po etapách: nejdřív řešíme procesy s největším dopadem a rychlou návratností, další funkce přidáváme tam, kde pro ně existuje jasný důvod.

Máte ve firmě proces, který dnes drží pohromadě hlavně Excel, e-mail, telefon a zkušenost jednoho člověka? To bývá dobré místo, kde začít.

Přemýšlíte o digitalizaci? Ozvěte se nám. Nemusíte vědět, kde začít, naši obchodníci s vámi proberou ty nejpalčivější problémy a společně najdeme řešení toho nejaktuálnějšího procesu.

‍