Od chaosu ve schránce po bezchybný záznam v ERP

Mnoho B2B společností denně bojuje s rutinní administrativou. Přestože ve výsledku poskytují špičkové služby, samotný příjem a zpracování objednávek často brzdí neefektivní procesy. Na jedné straně stojí tlak na rychlost, na straně druhé sedí zaměstnanci back-office oddělení, kteří tráví hodiny ručním přepisováním či kopírováním dat z PDF dokumentů.

Firmy se těchto procesů často drží proto, že se bojí ztráty kontroly, nebo proto, že zavedení nových systémů by bylo v rozporu s jejich nadnárodní IT strategií. Dále nastupují obavy, že řešení problému bude komplikované a drahé. A někdy se zavedených systémů nemohou firmy zbavit zkrátka proto, že každý zákazník či partner dodává dokumenty po svém, což firmy nijak ovlivnit nemohou.

Zákazníky nezměníte. Zkroťte raději vícekanálový chaos

Naším řešením v tomto případě je SaaS služba Ingestra od Media Factory, která tento nesourodý vícekanálový příjem sjednotí do jedné jediné pipeline. Systém převezme dokument v jakémkoliv formátu a obratem vrátí strukturovaný záznam připravený pro bezproblémový přenos do jakéhokoliv ERP či interního systému, a to buď prostřednictvím přímé integrace, nebo formou importu souborů z platformy Ingestra.

Řešení nasazujeme postupně, čímž se odstraní veškerá rizika. Ostrý provoz spustíme až ve chvíli, kdy se v praxi prokáže skutečný přínos řešení. Postupem času pak můžeme do systému snadno napojit další schránky a automatický monitoring dále rozšiřovat. Váš tým si zachová naprostou kontrolu nad všemi daty, ale veškerou únavnou rutinu už přenechá technologiím.

Skrytá cena rutiny: Kolik vás skutečně stojí „Ctrl+C a Ctrl+V“?

Většina firem vnímá ruční přepisování objednávek jako nutné zlo, protože málokdo si reálně spočítá jeho skutečné finanční dopady. Tvrdá data z benchmarků ukazují realitu jasně: průměrný čas potřebný pro ruční přepis jednoho dokladu (z e-mailu či PDF přímo do ERP) se pohybuje mezi 3 až 5 minutami.

Pojďme si to ukázat na konkrétním příkladu. Pokud vaše společnost zpracovává 800 až 900 objednávek měsíčně, jedná se o roční objem dosahující téměř 10 800 dokumentů. Při této běžné zátěži stráví váš tým čistě mechanickým přepisováním 540 až 900 hodin ročně. Počítáme-li s průměrným nákladem na provoz back-office ve výši 500 Kč za hodinu, vyšplhá se roční ztráta za tento ilustrativní objem na 270 000 až 450 000 Kč.

K těmto přímým nákladům je navíc nutné připočítat průměrnou chybovost ručního zpracování, která dosahuje 2 až 5 %. Každá chyba přitom znamená nutnost řešit špatné dodávky, řešit reklamace a riskovat ztrátu důvěry vašich odběratelů. Počítač dělá automaticky tuto nudnou práci za vás a eliminuje zbytečné ztráty. Přičemž finální kontrola zůstane vždy na vašich zaměstnancích.

Stoprocentní kontrola: Žádný závazek bez člověka

Největší nedůvěra vůči automatizaci pramení ze strachu ze ztráty kontroly. Ingestra staví na naprosto striktním pravidle: do vašeho ERP nevstoupí jediná objednávka bez výslovného schválení vaším pracovníkem.

Automatizace doplněná o umělou inteligenci vyřeší složitou práci – vytěží data podle vámi definovaného schématu –, ale vždy vytvoří pouze návrh k revizi, takzvaný Demand. Skutečný a závazný Order vznikne výhradně až po potvrzení odpovědnou osobou na vaší straně. Navíc je každý jednotlivý krok podložen přesným auditním trailem. Kdykoliv tak lze dohledat, kdo data extrahoval, případně opravil a schválil.

Tato plná sledovatelnost je nezbytným prvkem pro interní compliance i pro administrativu spojenou s veřejnými zakázkami.

Měřitelné výsledky a pilot s nulovým rizikem

Digitalizace objednávek dnes nevyžaduje roky příprav. Ozvěte se nám a společně naplánujeme pilotní provoz s jasně definovanými KPI tak, abyste již do jednoho měsíce mohli reálně validovat výstupy z platformy Ingestra.

Během této úvodní fáze systém na jedné definované schránce zpracuje vzorek 50 až 100 reálných firemních dokladů. Kritérium úspěchu je ostré a transparentní: cílem je docílit stavu, kdy je 75 až 80 % dokumentů vytěženo bez sebemenší nutnosti ruční opravy a čas lidské revize klesne pod hranici 30 sekund na jeden dokument.

Teprve po tomto úspěšném potvrzení hodnoty následuje plná integrace a spuštění ostrého provozu. V dlouhodobém horizontu lze následně do systému automaticky napojit vícero schránek i systémů v rámci pokročilého monitoringu. Váš back-office si drží absolutní kontrolu nad každým importem, zatímco monotónní práce přechází plně na technologie.

Napište nám a domluvte si nezávaznou konzultaci.