Růst v digitálu

Když firma začíná nový projekt, přemýšlíme hlavně nad tím, co potřebujeme dnes. Nový web. CRM. Intranet. Automatizaci. E-shop.

Ano, je správné řešit problémy krok za krokem, ale ale měli bychom si už tehdy položit zásadní otázku:

Co bude, až se nám začne dařit?

Zní to jako paradox, ale právě úspěch přináší komplikace, protože často znamená kompletní přestavbu digitálních nástrojů nebo prezentací. A to jen proto, že se na úspěch nemyslelo v začátcích.

Co v praxi znamená škálovatelnost?

Říkáme tomu škálovatelnost, a ačkoliv se tento pojem díky nesprávnému nadužívání lehce vyprázdnil, princip je jednoduchý.

Zvolené řešení by mělo fungovat nejen dnes, ale i za rok nebo za pět let, až budete mít více zákazníků, zaměstnanců, produktů nebo poboček.

Škálovatelnost tedy znamená: možnost snadno rozšířit, doplnit, upravit a pozměnit.

Nechápejme to ale tak, že už při tvorbě intranetu pro malou firmu musíme kupovat funkce pro zahraniční expanzi nebo cloudová uložiště, která unesou několik propojených firem. Ani první web nemusí být napojen na neexistující sklad jen proto, že ho jednou plánujeme zavést. Myslet na budoucnost znamená, že to všechno bude možné přidat v budoucnu.

Protože svět byznysu je džungle, kde nikdy nevíte, kam vás liány zavedou a kde číhá tygr. Zvolené řešení musí být dostatečně levné, abyste si ho mohli dovolit i se současným rozpočtem, a zároveň dostatečně jednoduché, abyste ho zvládli obsluhovat i se současným počtem zaměstnanců. Další funkce se budou přidávat postupně, až bude jasné, kam se v byznysové džungli vydáte.

Nejčastější chyba: Pro dnešek to stačí, zítřek se vyřeší později

Často se setkáváme se zadáním vytvořit něco jednoduchého.

Firma potřebuje rychle nový web, jednoduchý CRM systém nebo první automatizaci. Vybere nejlevnější variantu a spustí projekt.

V dané chvíli to většinou dává smysl. Ale pak přijde to, v co všichni doufali; dostaví se úspěch. Firma vydělává víc, expanduje, prodává víc, obsluhuje víc klientů, zkrátka roste.

Přibudou zaměstnanci. Nové služby. Další trhy. Marketing začne přivádět více zákazníků. Obchodní oddělení potřebuje jiná data.

A najednou se ukáže, že systém, který před dvěma lety stačil dokonale, dnes brzdí. Pokud jste na to mysleli na začátku, teď se svým digitálním partnerem rozhodnete, které funkce přidat, jakou novou automatizaci spustit, jak rozšířit webovou prezentaci nebo kde nasadit pokročilé AI řešení. Jestli jste na to ale tehdy nemysleli, může se stát, že AI řešení do vašeho systému nepasuje, nové funkce nelze přidat, web se musí postavit celý znova a CRM už nejde modernizovat.

V takové situaci firmy většinou odkládají další kroky, dokud to jde, čímž přicházejí o příležitosti. A když se konečně rozhodnou problém řešit, investice je vyšší, než mohla být.

Jak přemýšlet při plánování

Nemusíte přesně vědět, kde bude vaše firma za pět let. To ani v podnikání nejde.

Ale můžete (a měli byste si) při plánování digitálních řešení položit několik jednoduchých otázek.

• Chceme někdy nabízet více produktů nebo služeb?
• Je pro nás možné a žádoucí působit i v zahraničí?
• Je možné, že přibudou další zaměstnanci?
• Lze někde pomocí automatizace ušetřit čas (i když to pro nás dnes není zásadní ani cenově dostupné)?
• Budeme někdy přidávat nové funkce nebo se třeba spojovat s jinými firmami?
• Jaké procesy dnes děláme ručně a pravděpodobně je budeme chtít časem automatizovat?

Právě odpovědi na podobné otázky často rozhodnou o tom, zda bude digitální řešení růst společně s firmou. Pokud zvolíte správného partnera pro digitalizaci procesů, tak vám pravděpodobně tyto otázky položí. Protože správný partner nechce jen vykasírovat peníze za řešení, které funguje dnes.

Naopak, například my máme rádi dlouhodobé projekty. Takové jsou ideální i pro naše klienty, protože, řešení zde roste spolu s firmou a není nutné si najímat nikoho nového, když současný dodavatel byznysu rozumí.

Škálovat lze téměř všechno

Škálovat lze prakticky každý digitální nástroj.

Web může být připraven na nové sekce, jazyky nebo služby.

CRM může začít jako jednoduchá evidence kontaktů a postupně se proměnit v obchodní centrum celé firmy.

Automatizace mohou nejdříve řešit jedinou rutinní činnost a později propojit celé firemní procesy.

Stejně tak lze postupně rozšiřovat interní komunikaci, reporting, práci s daty nebo využití umělé inteligence.

Důležité ale je, aby každá další etapa navazovala na tu předchozí a nebylo potřeba začínat znovu.

Co když jste na škálovatelnost nemysleli?

Většina firem začne otázku škálování řešit až ve chvíli, kdy narazí na první limity. Dokud firma roste pomalu, původní řešení většinou bez problémů funguje. Teprve s přibývajícími zákazníky, zaměstnanci nebo novými procesy se ukáže, že některé systémy už nestačí.

Zde je důležité problém včas rozpoznat a začít ho řešit dřív, než začne brzdit další růst. Právě s takovými situacemi se v MFGroup setkáváme poměrně často – a v následujících příkladech vám ukážeme, jak jsme je pomohli vyřešit.

Příklad #01: Když YouTube přeroste svůj vlastní systém 

S obdobnou situací za námi přišla společnost The LEGO Group.

YouTube kanál značka měla, ale nebyl veden strategicky. Sloužil spíš jako odkladiště videí. Jenže obsah přibýval a projekt se rozrůstal. S rostoucím množstvím videí, jazykových mutací a zapojených trhů přestal původní způsob správy stačit. Nestačilo tedy jen nastavit strategii a kanál optimalizovat, museli jsme se zaměřit na celý systém práce s obsahem. Právě na nastavení procesů jsme společně s týmem The LEGO Group pracovali.

Evidence byla roztříštěná, velká část práce probíhala v tabulkách a orientace v desítkách tisíc videí byla stále složitější, proto jsme navrhli vlastní platformu IX pro centrální správu videí a připravili analytické dashboardy, které klientovi poskytují data potřebná pro strategické rozhodování. Díky tomu bylo možné efektivně spravovat více než 41 tisíc videí ve 43 jazykových mutacích pro více než 200 zemí.

Společně jsme budovali strategii a nastavili nastavili procesy napříč regiony a efektivní správa umožnila růst kanálu. Navíc také zajistila, že větší množství obsahu, sledujících i obsluhovaných regionů nebylo překážkou dalšího rozvoje kanálu a značka se mohla chopit všech příležitostí, jaké se jí naskýtaly.

Je to dobrý příklad toho, že škálovatelnost neznamená začít znovu. Často stačí přehodnotit procesy, odstranit úzká místa a vytvořit systém, který umožní firmě držet krok s dalším růstem.

Příklad #02: Když firma přeroste svůj intranet 

S růstem firmy nerostou jen obchodní výsledky. Přibývají zaměstnanci, společnosti, dokumenty i komunikační kanály. A právě tehdy se často ukáže, že původní intranet už přestal plnit svou roli.

Podobnou situaci řešila i společnost ResInvest Group. Holding sdružující více než osm společností využíval intranet, který už neodpovídal tomu, jak firma skutečně fungovala. Obsahoval řadu funkcí, které nikdo nevyužíval, naopak zaměstnancům chyběly nástroje, které potřebovali každý den. Navíc šlo o řešení s vysokými provozními náklady, kdy firma platila za nevyužívané funkce.

Místo dalšího rozšiřování nevyhovujícího systému jsme navrhli nový intranet postavený přesně podle struktury celé skupiny. Vznikl centrální prostor pro interní komunikaci, dokumenty, kontakty i firemní novinky, přičemž jednotlivé společnosti získaly vlastní sekce pro obsah, který se týká pouze jich.

Výsledkem nebyl složitější systém, ale naopak jednodušší a přehlednější řešení, které odpovídá aktuálním potřebám firmy, šetří peníze a zároveň je připravené na její další růst. Přesně tak podle nás vypadá dobře navržená škálovatelnost – systém se přizpůsobuje firmě, ne firma systému.

Příklad #03: Když firma přeroste svůj web

Ne vždy je potřeba měnit systém nebo procesy. Někdy firma jednoduše přeroste svůj web.

To byl případ společnosti Chargee. Firma postupně rozšířila své služby a oslovovala několik zcela odlišných cílových skupin – od domácností přes fleet manažery až po developery nebo samosprávy. Původní web ale všechny návštěvníky vedl stejnou cestou, a mnoho z nich proto vůbec nepochopilo, co Chargee nabízí právě jim.

Řešením nebylo přidat další podstránky. Bylo potřeba celý web restrukturalizovat. Navrhli jsme novou informační architekturu, která každou cílovou skupinu dovede k informacím relevantním právě pro ni. Díky tomu se web stal nejen přehlednější, ale především výraznějším obchodním nástrojem i základem pro výkonnostní kampaně.

Podobnou situaci jsme řešili také u společnosti Contin. Firma se za několik let výrazně posunula, investovala do technologií i odborného zázemí, ale její web stále působil dojmem malé společnosti. Přestal odpovídat tomu, jak ji vnímali její klienti a partneři při osobním jednání.

Proto jsme nezačínali práci na novém webu návrhem designu, ale důkladným pochopením firmy a jejího fungování. Nová struktura i obsah vznikaly podle skutečných potřeb klientů Continu a výsledkem je reprezentativní web, který dnes odpovídá úrovni expertizy celé společnosti a zároveň je připraven na další rozvoj, například o jazykové mutace nebo nový obsah.

Oba projekty ukazují stejný princip. Když firma vyroste, nestačí na původní řešení jen přidávat další vrstvy. Někdy je potřeba zastavit se, podívat se na celek a navrhnout strukturu znovu tak, aby podporovala další růst místo toho, aby ho brzdila.

Příklad #04: Když není možné všechno změnit najednou 

Ne každá firma si může dovolit vypnout své stávající systémy a během několika měsíců je nahradit novými.

Často využívá řešení, která vznikala řadu let a jsou mezi sebou natolik propojená, že jakýkoli větší zásah představuje riziko pro celý provoz. Přesto se ale může stát, že právě tato starší řešení začnou další rozvoj firmy brzdit.

I v takových situacích existuje cesta.

Pomocí integrační vrstvy mohou nové a stávající systémy dočasně fungovat vedle sebe a vzájemně spolu komunikovat. Díky tomu není nutné přistupovat k jednorázové a rizikové výměně všeho najednou. Jednotlivé části lze modernizovat postupně podle aktuálních potřeb firmy, aniž by došlo k narušení běžného provozu.

Digitalizace tak nemusí být jen jeden velký projekt. Může být sérií promyšlených kroků, které na sebe navazují a společně vedou ke stejnému cíli – modernímu řešení připravenému na další růst.

Myslete na růst už při prvním kroku

Každá firma začíná někde. A žádná na začátku nepotřebuje největší ani nejsložitější řešení na trhu.

Důležité ale je, aby to, co dnes vytvoříte, nebylo překážkou zítra.

Ať už jde o web, intranet, YouTube kanál, CRM nebo celý firemní ekosystém, vyplatí se přemýšlet o tom, jak bude řešení fungovat za rok, za tři roky nebo ve chvíli, kdy se vaše firma zdvojnásobí.

Pokud už jste ve fázi, kdy vás stávající systémy začínají brzdit, není pozdě. Ve většině případů existuje cesta, jak je postupně modernizovat, aniž byste museli všechno zahodit a začít od nuly.

Ať už hledáte partnera pro jakoukoli část procesu, ozvěte se nám. Společně naplánujeme řešení, které bude připraveno na růst, nebo pomůžeme vyřešit situaci, ve které vás vaše stávající řešení brzdí. Zkušenosti máme s obojím.